Gli edifici aziendali sono il risultato di un compromesso tra i bisogni effettivi di un’organizzazione e le caratteristiche funzionali degli spazi. Il successo di questo compromesso dipende da una corretta considerazione delle relazioni tra: le attività lavorative nel quotidiano, le risorse umane e l’ambiente.
Il modo di lavorare è differente per ogni organizzazione e questo dipende ovviamente dalle attività, dal settore, ecc. però è innegabile il fatto che molto spesso nel corso degli anni gli spazi rimangono e vengono considerati sempre nella stessa modalità con cui erano stati progettati inizialmente, a prescindere dalle diverse culture d’impresa, a prescindere dai cambiamenti nel tempo nelle modalità di lavoro, ecc.
La relazione tra l’ambiente di lavoro e il comportamento delle risorse umane appartiene alla tradizione scientifica della psicologia sociale e ambientale, ma in tempi recenti ha indotto a ulteriori approfondimenti e indagini, dettate per esempio dalle imposizioni legislative in tema di sicurezza, dalla crescente consapevolezza e conoscenza da parte dei propri collaboratori in tema di comfort ambientale, dalla crescente ricerca della produttività da parte delle organizzazioni. A tutto ciò inoltre si aggiunge anche l’approccio organizzato del facility management.
Questi elementi inducono in qualche modo a dover soffermarci per fare un approfondimento sul tema della RELAZIONE INDIVIDUO-AMBIENTE-COMPORTAMENTO, che va al di là delle proprietà fisiche del luogo, ma che invece abbraccia ambiti psicologici e comportamentali.
Il tema diventa dunque complesso, perché da un lato include concetti fisici e psicologici, ma dall’altro necessita di una forte attenzione sul tema gestionale.
La risposta alle esigenze di FLESSIBILITÀ’ e RAZIONALITÀ’ nell’utilizzo degli spazi, ha portato alla diffusione di SOLUZIONI OPEN SPACE all’interno delle organizzazioni, orientate alla CONDIVISIONE e alla COLLABORAZIONE.
Infatti, per diversi motivi, la collaborazione tra le persone è diventata il PRINCIPALE MOTORE DI PROGRESSO e INNOVAZIONE.
Gli Open Space portano con sé aspetti positivi, ma anche negativi, come per esempio un eccesso di interazione e l’assenza di privacy pagano un pesante tributo in termini di creatività, produttività, coinvolgimento e benessere dei lavoratori. La mancanza di privacy è uno dei più frequenti motivi di insoddisfazione delle persone, anche a seguito del sempre più diffuso ricorso all’open space per l’organizzazione dello spazio.
A priori non è possibile dire se gli ambienti Open Space siano negati o meno all’interno della propria realtà organizzativa, per poter favorire ambienti produttivi e performanti, nonché attrattivi per le proprie risorse umane. E’ sempre necessario effettuare una valutazione strategica che possa indicare la strada da seguire per “perfezionare le modalità di collaborazione”.
Le organizzazioni non sono tutte uguali, ognuna ha le proprie peculiarità e caratteristiche e sulla base di questo sarà necessario creare spazi in cui le persone si sentono a proprio agio nella modalità di lavoro, condivisa e non.
Nel mondo del lavoro la correlazione tra relazioni umane e performance è sempre attivo e il ragionamento su come strategicamente disegnare gli spazi aziendali è d’obbligo se si vuole sviluppare il proprio business aziendale.
OPEN SPACE o UFFICI SINGOLI? POSTI ASSEGNATI o POSTI FLESSIBILI?
OPEN SPACE & POSTI ASSEGNATI:
Efficienza nel lavoro di gruppo
Produttività nel team
Focalizzazione sul lavoro di gruppo
Sviluppo di progetti
OPEN SPACE & POSTI FLESSIBILI
Scambio e interazione
Serbatoio di idee
Creatività
Contaminazione
Maggiore innovazione
UFFICI SINGOLI & POSTI ASSEGNATI
Produttività individuale
Concentrazione
Rispetto dei tempi
Focalizzazione sui compiti
UFFICI SINGOLI & POSTI FLESSIBILI
Sviluppo e creazione di prototipi
Creatività
Brainstorming
A differenze dei classici spazi aziendali, gli Open Space nascono soprattutto con l’obiettivo di favorire CONDIVISIONE, COLLABORAZIONE e SCAMBIO DI IDEE.
E allora …
perchè SI agli OPEN SPACE?
E’ più facile percepire la vicinanza dei propri colleghi costruendo integrazione, pur mantenendo ruoli e responsabilità, destrutturando gerarchie e aumentando la motivazione.
Possibilità di scambio tra team di lavoro diversi. Competenze, attività, esperienze di differenti comparti aziendali diventano un valore condiviso.
Prossimità e condivisione dello spazio favoriscono l’interazione e la socializzazione tra le persone.
Apertura degli spazi = aumento del senso di fluidità e dinamismo, le comunicazioni sono facilitate, le informazioni e le idee circolano più velocemente;
perchè NO agli OPEN SPACE?
Assenza o scarsissima protezione della privacy
Sovraccarico sensoriale: la condivisione dello spazio sottopone le persone a continui stimoli sonori e visivi
Difficoltà di concentrazione, facilità a perdere tempo e aumento dello stress
Possibilità di attriti, le mura separano ma a volte possono svolgere un ruolo di protezione e mediazione tra le persone.
A prescindere però dalla tipologia di spazio strutturato in azienda, una cosa è certa: la condizione che influenza significativamente il COINVOLGIMENTO e l’IMPEGNO delle proprie risorse umane e, quindi di conseguenza, il loro livello di SODDISFAZIONE per il proprio posto di lavoro e l’ATTACCAMENTO alla propria azienda è a volte legato, non tanto alla tipologia di spazio, ma alla mancanza di poter scegliere la modalità di lavoro, volta a trasmettere SERENITÀ’ e CONCENTRAZIONE ottimale.