Open Space: sì o no?

Gli edifici aziendali sono il risultato di un compromesso tra i bisogni effettivi di un’organizzazione e le caratteristiche funzionali degli spazi. Il successo di questo compromesso dipende da una corretta considerazione delle relazioni tra: le attività lavorative nel quotidiano, le risorse umane  e l’ambiente.

Il modo di lavorare è differente per ogni organizzazione e questo dipende ovviamente dalle attività, dal settore, ecc. però è innegabile il fatto che molto spesso nel corso degli anni gli spazi rimangono e vengono considerati sempre nella stessa modalità con cui erano stati progettati inizialmente, a prescindere dalle diverse culture d’impresa, a prescindere dai cambiamenti nel tempo nelle modalità di lavoro, ecc.

La relazione tra l’ambiente di lavoro e il comportamento delle risorse umane appartiene alla tradizione scientifica della psicologia sociale e ambientale, ma in tempi recenti ha indotto a ulteriori approfondimenti e indagini, dettate per esempio dalle imposizioni legislative in tema di sicurezza, dalla crescente consapevolezza e conoscenza da parte dei propri collaboratori in tema di comfort ambientale, dalla crescente ricerca della produttività da parte delle organizzazioni. A tutto ciò inoltre si aggiunge anche l’approccio organizzato del facility management.

Questi elementi inducono in qualche modo a dover soffermarci per fare un approfondimento sul tema della RELAZIONE INDIVIDUO-AMBIENTE-COMPORTAMENTO, che va al di là delle proprietà fisiche del luogo, ma che invece abbraccia ambiti psicologici e comportamentali. 

Il tema diventa dunque complesso, perché da un lato include concetti fisici e psicologici, ma dall’altro necessita di una forte attenzione sul tema gestionale.

La risposta alle esigenze di FLESSIBILITÀ’ e RAZIONALITÀ’ nell’utilizzo degli spazi, ha portato alla diffusione di SOLUZIONI OPEN SPACE all’interno delle organizzazioni, orientate alla CONDIVISIONE e alla COLLABORAZIONE. 

Infatti, per diversi motivi, la collaborazione tra le persone è diventata il PRINCIPALE MOTORE DI PROGRESSO e INNOVAZIONE. 

Gli Open Space portano con sé aspetti positivi, ma anche negativi, come per esempio un eccesso di interazione e l’assenza di privacy pagano un pesante tributo in termini di creatività, produttività, coinvolgimento e benessere dei lavoratori. La mancanza di privacy è uno dei più frequenti motivi di insoddisfazione delle persone, anche a seguito del sempre più diffuso ricorso all’open space per l’organizzazione dello spazio. 

A priori non è possibile dire se gli ambienti Open Space siano negati o meno all’interno della propria realtà organizzativa, per poter favorire ambienti produttivi e performanti, nonché attrattivi per le proprie risorse umane. E’ sempre necessario effettuare una valutazione strategica che possa indicare la strada da seguire per “perfezionare le modalità di collaborazione”.

Le organizzazioni non sono tutte uguali, ognuna ha le proprie peculiarità e caratteristiche e sulla base di questo sarà  necessario creare spazi in cui le persone si sentono a proprio agio nella modalità di lavoro, condivisa e non. 

Nel mondo del lavoro la correlazione tra relazioni umane e performance è sempre attivo e il ragionamento su come strategicamente disegnare gli spazi aziendali è d’obbligo se si vuole sviluppare il proprio business aziendale. 

OPEN SPACE o UFFICI SINGOLI? POSTI ASSEGNATI o POSTI FLESSIBILI?

OPEN SPACE & POSTI ASSEGNATI:

Efficienza nel lavoro di gruppo 

Produttività nel team

Focalizzazione sul lavoro di gruppo

Sviluppo di progetti

OPEN SPACE & POSTI FLESSIBILI

Scambio e interazione

Serbatoio di idee

Creatività

Contaminazione

Maggiore innovazione

UFFICI SINGOLI & POSTI ASSEGNATI

Produttività individuale

Concentrazione

Rispetto dei tempi

Focalizzazione sui compiti

UFFICI SINGOLI & POSTI FLESSIBILI

Sviluppo e creazione di prototipi

Creatività 

Brainstorming

A differenze dei classici spazi aziendali, gli Open Space nascono soprattutto con l’obiettivo di favorire CONDIVISIONE, COLLABORAZIONE e SCAMBIO DI IDEE. 

E allora … 

perchè SI agli OPEN SPACE?

E’ più facile percepire la vicinanza dei propri colleghi costruendo integrazione, pur mantenendo ruoli e responsabilità, destrutturando gerarchie e aumentando la motivazione.

Possibilità di scambio tra team di lavoro diversi. Competenze, attività, esperienze di differenti comparti aziendali diventano un valore condiviso.

Prossimità e condivisione dello spazio favoriscono l’interazione e la socializzazione tra le persone.

Apertura degli spazi = aumento del senso di fluidità e dinamismo, le comunicazioni sono facilitate, le informazioni e le idee circolano più velocemente;

perchè NO agli OPEN SPACE?

Assenza o scarsissima protezione della privacy

Sovraccarico sensoriale: la condivisione dello spazio sottopone le persone a continui stimoli sonori e visivi

Difficoltà di concentrazione, facilità a perdere tempo e aumento dello stress

Possibilità di attriti, le mura separano ma a volte possono svolgere un ruolo di protezione e mediazione tra le persone.

A prescindere però dalla tipologia di spazio strutturato in azienda, una cosa è certa: la condizione che influenza significativamente il COINVOLGIMENTO e l’IMPEGNO delle proprie risorse umane e, quindi di conseguenza, il loro livello di SODDISFAZIONE per il proprio posto di lavoro e l’ATTACCAMENTO alla propria azienda è a volte legato, non tanto alla tipologia di spazio, ma alla mancanza di poter scegliere la modalità di lavoro, volta a trasmettere SERENITÀ’ e CONCENTRAZIONE ottimale.

Block tematico

Blog” è un termine coniato per contrarre web e log: ovvero il “diario in rete”.
Il contenitore Prossemica invero più che un blog è un “block” (notes), una sorta di blocchetto di fogli contenente appunti derivanti dagli studi molteplici e dalle esperienze vissute nelle discipline illustrate nelle categorie.
Non contiene notizie di fatti ed avvenimenti in ordine cronologico: la coerenza esiste nel metodo in cui si impiegano normalmente analisi, definizioni e soluzioni.
Un sistema semplice per trovare indicazioni utili sebbene le nozioni non sia affatto facili.

Per semplificare ulteriormente l’apprendimento dei lettori sugli argomenti trattati, si è scelto di pubblicare una volta al mese, similmente ad un periodico. Non si tratta nemmeno di un prodotto editoriale, giacchè Prossemica è una società di consulenza per aziende e professionisti dell’edilizia, dell’architettura e del design; tuttavia a suo pari l’etica professionale che contraddistingue lo studio sostiene l’elaborazione critica delle “notizie” trattate.
Sartorialita

Contrariamente a quanto pare essere la prassi di molti, i social network impiegati sono strettamente limitati e personali, a confermare la scarsa importanza attribuita alla quantità delle informazioni, o della fetta di mercato corrispondente, a beneficio della qualità sartoriale per ognuna. Il processo di branding, infatti, corrisponde ad un rapporto lungo e duraturo, basato anzitutto sulla fiducia: rare le consulenze svolte, che riguardano solo coloro che possano perseguire l’obiettivo del brand ed infine conseguirlo. Dal piccolo trust di competenze acquisito negli anni deriva inoltre la ferma consapevolezza che uno studio troppo strutturato sarebbe onerosamente fuorviante: fare brand corrisponde a ricercare minuziosamente collaborazioni ad hoc, come in una sorta di laboratorio artigianale dove la realizzazione del prodotto finale viene demandata alla filosofia olistica che mette al centro la persona, utilizzando un metodo ampiamente multidisciplinare che interessa interazioni complesse e reciproche.

Spazio virtuale Vs. reale

Il blog Prossemica sintetizza filosoficamente spazio reale e spazio virtuale, intendendo lo spazio come il luogo indefinito e non limitato che contiene tutte le cose materiali, ritenendolo tridimensionale nel rapporto tra scrittore, lettore e lettore del lettore.

La progettazione degli spazi urbani, rionali, periferici e rurali e dei loro edifici, pubblici o residenziali che siano, comporta il grande onere di creare o distruggere relazioni sociali. Questo avviene nello spazio reale.

Per definizione una “comunità virtuale” è nell’accezione comune del termine, “un insieme di persone interessate ad un determinato argomento, o con un approccio comune alla vita di relazione, che corrispondono tra loro attraverso una rete telematica costituendo una rete sociale con caratteristiche peculiari”. (Fonte: Wikipedia)
Proiezione

In tal senso questo blog è altresì definibile, nel lessico comune tra le discipline economiche e quelle ingegneristiche ed architettoniche, con il termine “progetto”: il verbo proiectare significa letteralmente «proiettare,gettare avanti». Progettazione, però, è anche sinonimo di elaborazione e realizzazione.

La Mission dello studio sta nell’individuare ed elaborare le caratteristiche peculiari di un progetto di marketing o dello spazio espositivo ed abitativo, proiettando il professionista nelle discipline del branding e della psicologia al fine di scongiurare la messa in pratica del costrüire, termine che deriva dal latino construĕre, comp. di con- e struĕre e significa «ammassare, costruire».

In psicologia, la proiezione è un meccanismo di difesa arcaico e primitivo che consiste nello spostare sentimenti o caratteristiche propri, o parti del Sé, su altri oggetti o persone.

Ma in geometria il significato varia: in algebra lineare e analisi funzionale, una proiezione è una trasformazione lineare P definita da uno spazio vettoriale in sé stesso che è idempotente, cioè tale per cui PxP= P.
Applicare due volte la trasformazione fornisce lo stesso risultato che applicandola una volta sola, dunque l’immagine rimane inalterata.

La psicologia dunque deve fondersi con la geometria per giungere alla progettazione di spazi estemporanei che possano consolidare la corretta relazione tra contesto ed azione.